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华大基因董秘徐茜:上市公司应将合规管理纳入公司文化

时间:2018-08-07 14:35:06  来源:《法人》 中国前沿资讯网  作者:彭飞

上市公司要建立合规文化,制度永远都不可能完美,永远都有瑕疵存在,不可避免地有人会利用制度上的瑕疵做出违规行为,在这个时候,建立合规文化尤其重要。

“一个好的法律顾问,或者是一个好的董事会秘书,首先应当对公司的情况了如指掌,包括公司的商业模式、公司的相应产品以及公司的治理结构,在此基础上,才有可能为公司提供一套量身定制的合规服务。”7月21日,在“中国首届上市公司法律合规创新论坛”,华大基因董事会秘书兼总法律顾问徐茜女士如是说道。

徐茜的复合身份,让她在看待上市公司合规问题时,具有超于一般人的全面视角。她认为,合规工作人员要对公司具有一种全局观。

“你要讲清楚公司的历史沿革,要知道公司的架构具备什么样的资格,我们产品的特性和法律风险是什么。”徐茜表示,合规人员在应对合规问题时,都要对合规问题进行初步评估,做到有的放矢。同时,合规工作是一个抠细节的工作,轻视细节的话,很可能一招不慎,即受到监管处罚。她还特别强调,合规不是一个人一个部门的事,上市公司应该建立合规文化,将合规精神根植于每一个领导和员工内心。

应对合规问题要做到有的放矢

做合规首先要了解公司可能面临的相关风险,根据央企的风险管理指南,企业主要面临五大类的风险:战略风险、财务风险、运营风险、市场风险、法律风险。风险等级决定了是给红牌、黄牌还是绿灯通行的指标。

如果面临着刑事责任犯罪或行政处罚,公司的法务包括外部律师给到的建议,一定是给到一张红牌,这个不能触犯。如果只是涉及民事相关的风险,这个时候就可以跟业务部门去平衡,关于这个风险到底有多高,是给黄牌还是给绿色通行,我们会进行风险评估。企业的法务总监不可能对所有的事情都只说而不去做,这并不是一个好的法务顾问。

平时大家运用到最多的就是人大颁布的相关法律,但企业在做合规的时候,还应更多关注的是行政法规这个层面。徐茜表示,首先应了解一下有哪些相关的行政机构,以广东省为例,加起来的行政机构非常多,有五六十个,但不是每一个行政部门所颁布的行政法规都要作为公司合规的重点。法务人员要先了解自己所在的行业是什么行业,跟这个相关行业关系最密切的一个相应的行政监管部门是什么,不同的行业所面临的合规的刑事风险不一样。这也是企业法务的核心价值,懂行业,知道这些相关行业监管的重点。

以医疗监管为例,要先了解医疗监管所面临的重灾区是什么,以此决定应关注哪些行政部门制定的相关法规。再比如反垄断,首先要确定是哪个部门监管的,是商务部、发改委还是工商总局,因为这三个部门所监管的内容有所侧重,商务部主要是关于经营者集中,发改委主要是跟价格相关的垄断,跟价格无关的垄断主要是由工商局进行管理。

除了日常的业务合规以外,一些大型优质企业还会面临并购合规问题。要评估企业为什么需要去做境外的并购,主要的动因可能包括扩大海外的市场份额,规避税收的贸易壁垒,获得相应的上市融资,只有明确企业的动因是什么,才能对这个并购是不是能够成功有一个综合客观的评价。同时,根据行业的不同,企业并购所重点关注的区域也不一样。

合规工作要抠细节

上市公司合规过程当中最容易出现的法律问题是涉及“三会”的召开。股东大会每年必须召开一次,年度股东大会必须在上半年召开,提前20天发通知,临时股东大会须提前15天发通知。

徐茜表示,上市公司做合规一定要抠字眼,如果没有抠字眼,细节做得不到位就可能违规。比如,“董事会每年要开两次,监事会也是两次”,这个表述就是错误的。因为董事会每年至少开两次,监事会每六个月至少开一次,如果公司上半年开了这么多会,下半年没有开会,也不合规,监事会下半年也应该开一次。

所以,法务人员在给上市公司提供法律服务的时候,千万不能想当然。给上市公司提的所有的建议,必须找到相应法规的来源,如果只是凭感觉,比如董秘来问法务我们开会怎么开,这个问题答错了,很有可能公司就会被监管处罚。

徐茜又列举了一个细节:给董事会发会议通知的时候应该发给谁?

“除了发给董事,还要发给监事,开董事会的时候,监事可以列席,所以在做上市公司合规的时候,一定要把细节落到实处,再怎么细心都不为过。”徐茜说,是不是把所有的法规吃透就不会出问题了?也不一定,实践经验是非常重要的。

徐茜在论坛上分享了一个合规的案例,有一家公司在2016年6月8日准备发股东大会的会议通知。年度股东大会的会议通知须提前20天发,8日发通知,是不是29日就可以开会了?但这家公司开会的时间最后定在了7月4日。

“为什么?因为我们发出股东大会的通知,并不是按照上传到交易所这个时间来计的。公司在8日晚上发出股东大会的通知,非常不巧赶上了端午节,9日媒体没有见报,13日才见报,再加20天,整个6月就开不了这个会了。”徐茜解释道,所以,把法律的条款都吃透并不代表以后就能做好董秘的职位,相应实践的经验也非常重要。有时候同行之间会开玩笑说,“董秘要懂《周易》”,要算日子开会,一定要把节假日的因素充分考虑进去。

上市公司要建立合规文化

在业务合规和监管合规的双重压力之下,上市公司应该怎么样做好合规工作?徐茜有以下六点建议:

第一,企业的高层要率先做出承诺,企业高管必须把合规工作放在第一优先的位置上,要把合规跟业务处在同等重要的情况下,甚至在某些情况下公司合规要优于公司业务。

第二,公司要建立一整套风险识别跟评估机制,并且通过适当的政策跟程序使得风险评估与识别同步落地。

第三,上市公司要对员工进行定期的培训,对相关的合规事项也需要有持续的监督和报告机制。惩处机制的建立也非常重要,对违规人员要惩罚,对举报人员也要进行一定的保护。

第四,公司要建立合规文化,制度永远都不可能完美,永远都有瑕疵存在,也不排除公司可能有人会利用一些制度上的瑕疵进行违规的事项。在这个时候,建立合规文化尤其重要,只有在健康土壤上成长的大树才是健康的大树。

第五,需要进行嵌入式合规,即使采取的大合规模式的公司,也不能只认为公司的合规是公司法务部、合规部或证券部的工作,合规的全体参与者应该是公司的全部员工。合规部也要及时给员工进行相应的培训,帮助他们树立意识。

第六,还须建立起一套动态的监管机制,包括事前的防范、事中的控制和事后的总结。

徐茜认为,上市公司只有重视合规,才能进一步增强上市公司的竞争力,赢在企业发展的未来。

(本文根据华大基因董事会秘书兼总法律顾问徐茜女士在“中国首届上市公司法律合规创新论坛”上的演讲整理) 

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